Conformidade Corporativa – Colômbia
Mantenha sua S.A.S. colombiana em conformidade com a assembleia anual, a renovação da matrícula mercantil e os livros societários resolvidos corretamente, para que uma verificação registral de rotina nunca escale para a dissolução.
Prazo de Renovação da Matrícula
31 de março
ID Fiscal
NIT
Registro Principal
Cámara de Comercio
Conformidade Corporativa – Colômbia: O que Você Precisa Saber
Uma S.A.S. colombiana deve realizar uma assembleia ordinária de acionistas ao menos uma vez por ano, dentro dos primeiros 3 meses por padrão, embora o estatuto possa fixar uma data diferente, aprovando as demonstrações financeiras e elegendo ou ratificando o representante legal. Separadamente, e em um prazo genuinamente fixo, a matrícula mercantil deve ser renovada junto à Cámara de Comercio, comumente até 31 de março. O livro de atas e o livro de acionistas precisam ser registrados junto à Cámara de Comercio antes do uso, seja em formato físico ou digital, já que o registro é o que lhes confere valor probatório. Um revisor fiscal se torna obrigatório quando os ativos brutos atingem aproximadamente 5.000 SMMLV ou a receita bruta atinge aproximadamente 3.000 SMMLV, medidos ao fim do ano anterior. Mudanças de representante legal, capital, endereço e reformas estatutárias precisam ser registradas junto à Cámara de Comercio para produzirem efeito perante terceiros, e quando uma matriz estrangeira controla a entidade, essa relação de controle em si, a situação de controle, deve ser registrada separadamente.
Principais Requisitos
Assembleia ordinária de acionistas realizada ao menos uma vez por ano (dentro dos primeiros 3 meses por padrão, embora o estatuto possa fixar uma data diferente), aprovando as demonstrações financeiras e elegendo ou ratificando o representante legal
Renovação anual da matrícula mercantil junto à Cámara de Comercio, comumente até 31 de março, um prazo separado e genuinamente fixo, distinto do prazo padrão mais flexível da assembleia
Livro de atas e livro de acionistas registrados junto à Cámara de Comercio antes do uso, já que o registro é o que lhes confere valor probatório, seja em formato físico ou digital
Um revisor fiscal quando os ativos brutos atingem aproximadamente 5.000 SMMLV ou a receita bruta atinge aproximadamente 3.000 SMMLV, medidos ao fim do ano anterior, ou sempre que o estatuto ou o setor da empresa o exigir
Registro das mudanças de representante legal, capital, endereço e reformas estatutárias junto à Cámara de Comercio, já que uma mudança não registrada não produz efeito perante terceiros
Registro da situação de controle (relação de controle) junto à Cámara de Comercio quando uma matriz estrangeira controla a S.A.S. colombiana, um registro distinto e fácil de esquecer, separado dos registros ordinários de propriedade
Desafios Comuns
A janela de 3 meses para a assembleia é uma regra supletiva, não um prazo fixo
A Superintendencia de Sociedades confirmou que o estatuto pode fixar uma data de assembleia diferente da janela padrão de 3 meses, desde que não entre em conflito com outros prazos legais. Muitas matrizes estrangeiras tratam 31 de março como um limite rígido para a própria assembleia quando na verdade é flexível, diferentemente do prazo de renovação da matrícula, que é genuinamente fixo.
O registro da situação de controle é um fato registrável que a maioria das matrizes estrangeiras não sabe que existe
Quando uma matriz estrangeira controla uma S.A.S. colombiana, essa relação de controle em si deve ser registrada junto à Cámara de Comercio, independentemente de qualquer reporte tributário. A Superintendencia de Sociedades já realizou campanhas ativas de fiscalização voltadas especificamente a estruturas de conglomerados não registradas.
O RUB e a renovação da matrícula mercantil são sistemas separados com prazos separados
Renovar a matrícula mercantil não cobre o registro de beneficiário final (RUB), que segue seu próprio ciclo anual junto à DIAN. Tratar um como se cobrisse o outro é uma lacuna comum e evitável.
Como a NavviPal Ajuda
Coordenação da assembleia anual e da renovação da matrícula mercantil conforme seus respectivos prazos, monitorados de forma independente
Registro do livro de atas e do livro de acionistas junto à Cámara de Comercio, em formato físico ou digital
Monitoramento do limite do revisor fiscal, para que a exigência não seja esquecida à medida que a empresa cresce
Registro da relação de situação de controle junto à Cámara de Comercio quando uma matriz estrangeira controla a entidade
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